Gestion Technique : un cahier des charges fonctionnel

Par René CYSSAU - Consultant équipement du bâtiment, ex-ingénieur en chef du COSTIC.

La Gestion Technique désigne ici les opérations des intervenants techniques pour atteindre les objectifs assignés. Ils mènent efficacement leurs tâches grâce à un système d'automatisation, de communication et de traitement des informations : le système de GTB. Il faut distinguer l'outil système de GTB et le service qu'il permet d'assurer : la gestion technique.

Il a été constaté que des systèmes de GTB peuvent faire l'objet d'insatisfactions. Des constats de défaillances ou des déboires qui peuvent venir du système lui-même, des modalités de sa mise en place ou de son usage, ont été recensés dans une précédente chronique

Pour s'en rappeler, relire le dossier : « Les gestions techniques de bâtiments vont s'améliorer »

Bonne lecture à toutes et à tous et n'oubliez-pas que vous pouvez « blogger » en bas de page en nous laissant vos commentaires !

Pour un maître d'ouvrage, mettre en place la gestion technique, c'est décider de la manière de traiter les questions énergétiques de son bâtiment. Dixit Roger Cadiergues.

Si l'on s'interroge sur les raisons réelles de beaucoup de ces insatisfactions et qu'on se demande où des remèdes pourraient être apportés, on est conduit à remonter la chaine des interventions : l'exploitation ? la réalisation ? la rédaction du CCTP ? la conception ? En remontant ainsi, on tombe évidemment sur les premières étapes, au stade du projet : quelles étaient les volontés initiales du maître d'ouvrage en matière de Gestion Technique ?

C'est souvent l'absence d'expression de ces besoins qui conduit à des choix techniques aux stades de la conception et de la réalisation (figure 2) qui s'avèrent in fine mal adaptés.

Les intentions du maître d'ouvrage manquent, trop souvent, dans les pièces des marchés. Elles devraient se trouver dans un cahier des charges fonctionnel.

La maîtrise d'œuvre et les entreprises ne proposeront pas d'emblée des solutions techniques opportunes si le maître d'ouvrage ne donne pas suffisamment d'informations concernant ses besoins et les résultats qu'il attend des missions qu'il engagera auprès de prestataires internes ou externes.

Lorsque des difficultés arrivent et qu'elles ne peuvent pas être mises sous la responsabilité claire de tel ou de tel intervenant professionnel, la raison vient d'un montage ou d'un programme insuffisants (figure 2).

Un cahier des charges fonctionnel formule le besoin en décrivant les fonctions qui concourent aux services et les contraintes auxquelles ils sont soumis. Dixit des normes NF.

Figure 1 - Dans les qualités fondamentales d'une construction, celles qui touchent aux fonctionnements concernent principalement l'équipement technique, ces qualités fonctionnelles sont particulièrement perceptibles aux usagers
et aux gestionnaires, les dépenses d'exploitation en dépendent.

Dans ces quatre qualités, la gestion technique s'inscrit sous le titre des fonctions. Les aspects fonctionnels ne sont évidemment pas indépendants des analyses pour les qualités économiques, sécuritaires et environnementales.
Les qualités des installations : facilités d'usages, maintenance efficace et exploitation économe viennent d'une expression claire de la demande.
Une telle démarche relève du « commissionnement ». Cette pratique n'est pas – pas encore ? – reconnue en France comme elle l'est aux Etats-Unis et d'autres pays où les aides de l'état aux bâtiments 'verts' peuvent être assujetties à l'observation de référentiels pour le « commissioning ».

De fait, si cette démarche n'est pas appliquée pour tous les corps d'état d'une construction, elle prend tout son sens pour préparer la gestion technique des équipements.

COMMISSIONING ou COMMISSIONNEMENT. Quel est donc le sens originel ?

Un sens bien connu en marine, issu d'une langue française correcte, où "commissionner" c'est mandater quelqu'un pour une tâche bien précise.

Ce sont certaines organisations américaines de l'architecture et du bâtiment (pas du génie climatique) qui ont remis ce concept à l'honneur, et ce, de la manière suivante. Le maître d'ouvrage (supposé ici celui qui occupe) mandate un "commissionnaire" pour s'assurer que la réalisation sera conforme à ses besoins et à ses souhaits, l'ensemble du bâtiment étant bien entendu concerné. Cette méthode passe par la création d'un comité, qui s'assure en permanence du respect des objectifs, et réunit tous les intervenants, d'avant la conception jusqu'à la mise en service (après réception). Etant donné les inadéquations trop fréquentes en tertiaire, j'estime qu'une telle discipline serait, chez nous, souhaitable.

Contrairement aux opinions courantes c'est une source d'économie et non pas de dépenses supplémentaires.

Extrait d'une lettre de Roger CADIERGUES sur le site XPair

Le cahier des charges fonctionnel présente les principales spécifications afin que la gestion technique du bâtiment puisse se mettre en place en connaissance de cause. Ces spécifications sont de nature organisationnelle, sans choix technique. Le pragmatisme nécessaire à ce stade initial de la construction ne nécessite donc pas de faire appel à un spécialiste de ces techniques pour préparer ce document.

Figure 2 - Dans les étapes d'une construction, les principaux choix fonctionnels se font aux stades Projet et Montage

Le cahier des charges fonctionnel est préparé dans les phases initiales :

MONTAGE
Dans ces premières projections, les objectifs de l'exploitation et de la maintenance sont recensés. Les impacts des choix énergétiques sur les coûts et sur l'environnement sont évalués.

PROGRAMME
Dans cette phase, les besoins du maître d'ouvrage sont traduits dans le cahier des charges ; il traite spécialement les exigences d'usage, d'exploitation et de maintenance. Le BET estime des coûts et prépare un budget prévisionnel de maintenance et d'exploitation.

Il ne s'agit pas de préjuger des solutions qui pourront mettre en œuvre mais d'éclairer tous les intervenants techniques - du concepteur jusqu'au au technicien du service technique - des attentes du maître d'ouvrage.

Ces deux documents se complètent :

• Le CdC fonctionnel présente les besoins attendus et les contraintes en matière de service pour la Gestion Technique.
• Le cahier des clauses techniques particulières - CCTP - spécifie le système de GTB qui facilitera la mise en œuvre des services pour la Gestion Technique.

Les deux cahiers des charges !

Le CdC FONCTIONNEL : les principales fonctionnalités attendues des missions de la gestion technique et les contraintes

Le CCTP de la GTB : les moyens, les ressources* qui constituent le système de GTB**

* matériels et logiciels, les fournitures en place à la réception et après
** un système de GTB est le système d'aide à la Gestion Technique, la gestion technique assistée par ordinateur.

Figure 3 - La séparation du contenu des deux cahiers des charges est un gage de clarté de la demande

Les qualités des dossiers techniques remis à la réception conditionnent en grande partie la maintenance et l'exploitation future, elles viennent de la précision de la demande par le CCTP, lui-même reflet du CdC fonctionnel.

Figure 4 - La qualité d'un document dépend du cadre qui lui est donné

Pour préparer les spécifications du système de GTB, il faut répondre à des questions qui permettront de prévoir l'organisation de la gestion technique, donc du système de GTB qui facilitera les taches. Si, au stade du montage et du programme, toutes ces questions ne peuvent pas recevoir de réponse précise, il faut prévoir la flexibilité qui permettra de satisfaire des choix ultérieurs.

• Qui l'utilisera ? Un service technique interne ? Mutualisé ? Externe ? A ce stade il est aussi judicieux de prévoir les compétences de ceux qui seront appelés à assurer la surveillance, la maintenance, la supervision, le suivi énergétique.


• Qui bénéficiera de ses capacités et de son efficacité ? Le maître d'ouvrage ? Le responsable d'établissement ? Les occupants ? Un service extérieur ? Avec intéressement aux résultats ou non ?


• Quels services techniques seront couverts par le - ou les - système(s) de communication et de traitement de l'information ?

Figure 5 - Les réponses à ces questions simples obligent à faire des choix initiaux ou à prévoir la flexibilité

Il est opportun de prévoir une organisation de la gestion technique en considérant séparément :

• Les services techniques consommateurs d'énergie ou associés : génie climatique -chauffage, climatisation, ventilation - sanitaire, électricité - éclairage, autres usages spécifiques de l'électricité, raccordement à un réseau électrique intelligent – stores et protections solaires mécanisées.


• Les services techniques pour les sécurités : contrôles d'accès, détection et sécurité incendie, désenfumage, effraction.

Trois missions permettent de spécifier les principales fonctions attendues des services qui ont la maitrise des coûts d'énergie parmi leurs objectifs.

Surveiller - maintenir les installations en état de fonctionnement, minimiser les durées d'indisponibilité
→ Maintenance corrective


Superviser - connaître les fonctionnements détaillés, piloter les installations, maîtriser les interventions
→ Exploitation et maintenance préventive


Suivre l'efficacité énergétique - mesurer et maîtriser la performance énergétique, adapter les systèmes aux usages, planifier les améliorations
→ Gestion énergétique

Figure 6 - Les missions de la gestion technique en couches. Pour assurer une mission, il faut que celles qui se trouvent au-dessous soient correctement remplies.

D'un point de vue fonctionnel, ces trois missions se présentent en couches. Cette manière de décrire des systèmes d'information – à l'instar du modèle OSI à la base des normes de protocoles de communication – s'applique bien à la gestion technique. La description consiste à spécifier les interfaces et les fonctionnalités de chacune des couches en hiérarchies : de la plus basse à la plus élevée. Ainsi, la description des missions et des services qui les remplissent se présente de la même façon que celle du système de transmission et de traitement de l'information.

Dans cette organisation, figures 6 et 7, il est possible de confier certaines missions à des prestataires différents, à la condition que les informations échangées aux interfaces soient spécifiées en détail au préalable : natures, formats, mises à jour.

Dans cette description en missions de services basée sur l'usage des informations en trois couches, il faut en ajouter une quatrième : les points qui captent l'information utilisée.

Figure 7 - Un système de GTB regroupe les fonctionnalités qui facilitent les missions des intervenants de la gestion technique, il intègre naturellement le système de régulation pour les points d'entrée des données : états, évènements, mesures des grandeurs régulées ainsi que les mesures des consommations.

Une étude a été menée par le COSTIC sur le sujet de la gestion technique et des systèmes de GTB, à la demande de la Direction Régionale ADEME de l'ïle de la Réunion, Fabien PICGIRARD, avec des BET et la collaboration de maîtres d'ouvrage de bâtiments tertiaires : Université de Saint Denis, SCI CADJEE (Le Chaudron), SCI SODIAC (bâtiment Cosinus), CBo Territoria (Centre Savanna).

Un guide pour préparer des cahiers des charges été rédigé à l'occasion de cette étude. Il tient compte des points de vue de ces maîtres d'ouvrage, ils ne sont pas spécifiques au contexte de l'île. Ce guide est suffisamment général pour être applicable à tous les bâtiments du secteur tertiaire.

Sommaire du guide

CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL POUR LA GESTION TECHNIQUE

1 Généralités

2 Surveillance

3 Supervision

4 Suivi, maîtrise de l'efficacité énergétique

Le guide est disponible sur le site de l'ADEME.
Outre des indications pour rédiger un cahier des charges fonctionnel,
il présente des éléments pour préparer un CCTP. Ademe

par René CYSSAU
Consultant équipement du bâtiment, ex ingénieur en chef du COSTIC, René CYSSAU est l'auteur d'ouvrages techniques et a été rédacteur en chef de la revue PROMOCLIM

René CYSSAU a également présidé à l'élaboration de la norme européenne NF CEN/TS 15810.

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